Guías de comercio exterior
Carta de instrucciones para despacho aduanero: formato y ejemplo
Descarga una carta de instrucciones editable y aprende qué datos revisar para coordinar tu despacho aduanero de importación o exportación.
La carta de instrucciones comunica a la agencia aduanal qué operación quieres realizar y cómo debe coordinarse el embarque. Reúne referencias, documentos, ruta, contactos y condiciones especiales para evitar que las indicaciones queden repartidas entre mensajes.
Aquí encontrarás un ejemplo y un formato PDF rellenable de carta de instrucciones. Está pensado para empresas que preparan una importación o exportación con Grupo Domo; debe revisarse con el ejecutivo antes de utilizarlo.
Qué debe contener una carta de instrucciones
La siguiente es una lista práctica de coordinación. No todos los embarques tienen los mismos requisitos ni existe aquí una autorización automática para despachar.
| Sección | Información que conviene incluir |
|---|---|
| Identificación | Empresa, RFC, persona responsable, fecha y referencia del embarque |
| Operación | Importación o exportación, origen, destino y aduana prevista |
| Mercancía | Descripción, uso, cantidad, empaque y condición |
| Compra | Proveedor, factura, moneda, valor y condiciones de entrega |
| Documentos | Relación de archivos adjuntos, versiones y pendientes |
| Manejo | Temperatura, fragilidad, maniobras o restricciones de recepción |
| Coordinación | Transportista, entrega, contactos y fecha solicitada |
| Revisión | Nombre y cargo de quien instruye, firma y confirmación del ejecutivo |
Si desconoces la fracción arancelaria, el régimen o la clave de pedimento, identifícalos como pendientes de revisión. No elijas una opción por similitud con una operación anterior.
Ejemplo de instrucciones para una importación
El siguiente texto es ficticio y sirve para entender el nivel de detalle esperado:
Referencia interna: IMP-001. Solicitamos revisar la importación a México de una máquina empacadora nueva, modelo de referencia MX-100, procedente de Estados Unidos. La factura corresponde a una unidad y un cajón de madera. El cruce previsto es Laredo–Nuevo Laredo y la entrega final será en Monterrey. Adjuntamos factura, lista de empaque y ficha técnica. Favor de confirmar requisitos, alcance del despacho y condiciones de recepción antes de programar el transporte.
Agrega el nombre real del proveedor, número de factura, valor y moneda en los campos correspondientes. En manejo especial, especifica el peso, dimensiones y necesidades de descarga que conozcas. Una fecha deseada de cruce es una solicitud de coordinación, no una liberación confirmada.
Cómo llenar y utilizar el formato descargable
- Descarga y guarda una copia. El PDF permite capturar texto; utiliza un lector compatible y guarda el archivo con tu referencia de embarque.
- Completa los datos conocidos. Usa la misma razón social, referencias y descripción que aparecen en el expediente. Marca los datos por confirmar.
- Enumera los adjuntos. Identifica los documentos y su versión. “Factura adjunta” resulta insuficiente si hay varias correcciones.
- Explica las condiciones especiales. Indica temperatura, restricciones de horario, requisitos de equipo o contactos de recepción cuando correspondan.
- Solicita la revisión del ejecutivo. Aclara pendientes, presupuesto y responsabilidades antes de autorizar los servicios.
- Conserva la versión acordada. Si cambia la cantidad, la ruta o la mercancía, emite una actualización y confirma que las partes la recibieron.
Carta de instrucciones, encargo conferido y pedimento
Son documentos con funciones distintas. Esta carta organiza indicaciones operativas; no sustituye el encargo conferido ni el pedimento. La Ley Aduanera establece las formalidades del despacho y de la representación aduanera; la carta de trabajo no reemplaza esos procedimientos. Ley Aduanera, artículos 36, 36-A y 59.
Asimismo, los documentos comerciales y los requisitos de la mercancía deben revisarse por separado. El SNICE explica la preparación de una importación, incluyendo la revisión de clasificación, regulaciones y documentación.
Tres diferencias que conviene resolver antes del envío
La carta dice 12 cajas y la lista de empaque dice 10. Comprueba con almacén cuál es la cantidad real y corrige los documentos que correspondan.
La factura incluye entrega y también se solicita contratar el mismo transporte. Revisa qué tramo cubre cada acuerdo para evitar instrucciones o cargos duplicados.
Se pide una temperatura, pero el transporte reservado no está confirmado. Define quién valida el equipo y qué condición debe cumplirse antes de cargar.
Estos ejemplos muestran por qué conviene revisar la carta con las áreas que ejecutan la operación, no solo con quien captura los datos.
Preguntas frecuentes
¿Una carta sirve para cualquier embarque?
El formato puede reutilizarse como estructura, pero la información debe corresponder a la operación. Confirma con tu ejecutivo si requiere una carta por embarque y qué anexos deben acompañarla.
¿Enviar la carta significa que el despacho ya está autorizado?
No. El envío permite iniciar la revisión. Deben confirmarse alcance, documentos, autorizaciones, fondos y programación según corresponda.
¿Puedo incluir transporte y almacenaje en la misma solicitud?
Sí, puedes indicar esos servicios para que se coticen y coordinen. Consulta nuestro servicio de aduana completo o solicita una cotización con los datos de la ruta y mercancía.
Descargar la carta editable y la guía de manifestación de valor.
Información de orientación revisada el 21 de octubre de 2026. La carta es un formato de apoyo y debe adecuarse a la operación.